POWRÓT

Słownik

Komentarze

Linki

Archiwista

Kontakt

 Prawo

Archiwum

Praktyka

Wydawnictwa

Informatyka


ARCHIWUM ZAKŁADOWE

Zapraszam do naszego archiwum

1. Archiwum zakładowe 3. Zakres obowiązków personelu
2. Lokal archiwum zakładowego 4. Archiwista-zakres czynności

5. Dokumentacja archiwum zakładowego

 

ARCHIWUM ZAKŁADOWE

Komórka organizacyjna powoływana w jednostkach organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne ( akta kat. "A" ) zajmująca się ;

  • przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania

  • czasowym ich przechowywaniem

  • ewidencjonowaniem dokumentacji i tworzeniem baz danych przechowywanego zasobu (również informatycznych )

  • udostępnianiem

  • brakowaniem

  • przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego



LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO
 

 Powinien zapewnić możliwość przechowania wszystkich akt wytworzonych w jednostce organizacyjnej w okresie 10 lat .

powinien składać się z :   

  •  pomieszczenia biurowego,

  •  magazynów do składowania akt 

  •  pomieszczenia do udostępniania akt 

W miarę możliwości archiwum powinno posiadać pomieszczenie do przechowywania akt przeznaczonych do zniszczenia lub akt przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego . 

Lokal archiwum powinien być zlokalizowany w budynku biurowym lub administracyjnym jednostki organizacyjnej . Nie należy przeznaczać na archiwum pomieszczeń znajdujących się w piwnicach, na strychach, komórkach, barakach i innych pomieszczeniach nie gwarantujących właściwego przechowywania akt.

Jeżeli lokal archiwum znajduje się na piętrze należy wziąć pod uwagę , że strop musi wytrzymać obciążenie 1200 kg/m2 przy zastosowaniu regałów tradycyjnych , a 1700 - 1800 kg/m2
w przypadku korzystania z regałów kompaktowych .

W lokalu archiwum znajdującym się na parterze okna muszą być okratowane oraz zaopatrzone w odpowiednie zasłony uniemożliwiające nasłonecznianie dokumentów . Drzwi do archiwum winny być masywne , zaopatrzone w zamki i okratowane 

Codziennie po zakończeniu pracy drzwi do archiwum powinny być zamknięte i oplombowane . 

Archiwum zakładowe musi być wyposażone w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego . W pomieszczeniach archiwum można stosować tylko gaśnice proszkowe . Stosowanie innych gaśnic jest niedopuszczalne . Archiwum zakładowe powinno być wyposażone w koce azbestowe i worki ewakuacyjne  . Wskazane jest aby lokale archiwum wyposażone były w sygnalizację alarmowo – przeciwpożarową . 

W pomieszczeniach archiwum obowiązuje absolutny zakaz palenia tytoniu . Na widocznym miejscu należy umieścić napisy „Palenie wzbronione” lub inne o ostrzegawczej treści .
W pomieszczeniach archiwum powinny znajdować się urządzenia wentylacyjne (zaopatrzone w filtry pochłaniające kurz) doprowadzające powietrze do archiwum  lub w specjalna instalacje nawiewno – wywiewną . 

W archiwum zakładowym należy utrzymywać jednakową temperaturę i wilgotność względną . Dopuszczalna temperatura w pomieszczeniach magazynowych archiwum powinna być utrzymywana w granicach
16-18o C , natomiast wilgotność w granicach  50 – 65 % . W tym celu każde oddzielne pomieszczenie magazynowe powinno być wyposażone w higrometr i termometr .  

Pomieszczenia magazynowe archiwum zakładowego powinny być wyposażone w metalowe regały magazynowe  . Odstępy między regałami powinny zapewniać możliwość swobodnego poruszania się i dostępu do akt i być nie mniejsze niż 70 cm . Regały w archiwum powinny być ponumerowane i opisane  . 

Ze względu na szczególna role archiwum w strukturze organizacyjnej starostwa jeden komplet kluczy (odpowiednio oznakowanych ) do archiwum zakładowego winien być umieszczony w zaplombowanym pojemniku i  zdeponowany w w wyznaczonym miejscu .

Wydanie kluczy może się odbyć tylko za zgodą właściwych przełożonych . Wydanie kluczy odnotowuje się w książce wydawania kluczy .    

 



ZAKRES OBOWIĄZKÓW  PERSONELU 

  • współpraca z komórkami jednostki organizacyjnej w zakresie prawidłowego klasyfikowania akt, tworzenia teczek akt i przygotowania akt do przekazania ich do archiwum zakładowego w terminie przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej jednostki organizacyjnej,

  • przejmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych,

  • ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do przechowania akt,

  • porządkowanie ( w razie potrzeby ) akt niewłaściwie opracowanych, znajdujących się już w archiwum zakładowym,

  • udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych w odpowiednich przepisach,

  • wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. "B"), której okres przechowywania już minął,

  • wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego dokumentacji archiwalnej (kat. "A") i przekazywanie jej do właściwego archiwum państwowego,

  • utrzymywanie stałych kontaktów i współpraca z właściwym archiwum państwowym nadzorującym dane archiwum zakładowe,

  • stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

 


DOKUMENTACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO 
                                

Cała dokumentacja przechowywana w archiwum powinna posiadać swoje odbicie w ewidencji .W celu właściwego i zgodnego z przepisami postępowania z dokumentacją Archiwista prowadzący Archiwum Zakładowe korzysta z następujących pomocy ewidencyjnych ;  

      W Archiwum Zakładowym powinien znajdować się komplet aktów prawnych, przepisów zewnętrznych i wewnętrznych  stanowiących podstawę jego działalności oraz normujących sposób postępowania z dokumentami zarówno wytwórców akt jak i personelu archiwum .

 

 

 

ARCHIWISTA - ZAKRES CZYNNOŚCI

   Archiwista ( Kierownik Archiwum Zakładowego) – pod względem merytorycznym podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej . Odpowiada za całokształt działalności Archiwum Zakładowego . 

Do podstawowych zadań archiwisty należy : 

  • Znać strukturę organizacyjna jednostki organizacyjnej oraz przepisy regulujące działalność archiwów zakładowych .

  • Współpraca z komórkami organizacyjnymi i nadzór w zakresie udzielania wiążących wyjaśnień i pouczeń w sprawie klasyfikacji akt i przekazywania ich do archiwum zakładowego,

  • Inicjowanie na wniosek kierowników komórek organizacyjnych dodawania i rozszerzania haseł klasyfikacyjnych do obowiązującego  Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt .

  • Przejmowanie z poszczególnych komórek organizacyjnych akt oraz sprawdzanie ich zgodności ze spisem zdawczo odbiorczym .

  • Sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej .

  • Przechowywanie przejętych akt w należytym porządku i właściwe ich zabezpieczenie .

  • Prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego .

  • Udostępnianie akt i innej dokumentacji przechowywanej w archiwum do celów służbowych i naukowych zgodnie naukowych zgodnie z obowiązującymi przepisami .

  • Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej  (kat. B), uczestniczenie w Komisji Brakowania Akt .

  • Przekazywanie brakowanych akt do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia .

  • Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego .

  • Dbanie o ład i porządek oraz estetyczny wygląd archiwum .

  • Monitorowanie temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum oraz odnotowywanie wyników pomiarów archiwum oraz odnotowywanie wyników .

Archiwista składa kierownikowi jednostki organizacyjnej roczne sprawozdanie z wykonania czynności służbowych i zadań archiwum zakładowego . 

Sprawozdanie winno zawierać ilość dokumentacji w mb : 

  • przejętej do archiwum zakładowego  

  • przekazanej do Archiwum Państwowego

  • wydzielonej na makulaturę lub do zniszczenia

  • udostępnionej (  w liczbie jednostek archiwalnych i kart udostępniania )

W razie zmiany konieczności zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie .

 


Słownik

Komentarze

Linki

O mnie

Kontakt

 Prawo

Archiwum

Praktyka

Wydawnictwa

Informatyka

POWRÓT