ARCHIWUM

ARCHIWUM ZAKŁADOWE

Komórka organizacyjna powoływana w jednostkach organizacyjnych wytwarzających materiały archiwalne ( akta kat. "A" ) zajmująca się ;

przejmowaniem dokumentacji i innych źródeł informacji niepotrzebnych do bieżącego urzędowania
czasowym ich przechowywaniem
ewidencjonowaniem dokumentacji i tworzeniem baz danych przechowywanego zasobu (również informatycznych )
udostępnianiem
brakowaniem
przekazywaniem materiałów archiwalnych do właściwego archiwum państwowego

LOKAL ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Powinien zapewnić możliwość przechowania wszystkich akt wytworzonych w jednostce organizacyjnej w okresie 10 lat .

powinien składać się z :

pomieszczenia biurowego,
magazynów do składowania akt
pomieszczenia do udostępniania akt

W miarę możliwości archiwum powinno posiadać pomieszczenie do przechowywania akt przeznaczonych do zniszczenia lub akt przeznaczonych do przekazania do archiwum państwowego .

Lokal archiwum powinien być zlokalizowany w budynku biurowym lub administracyjnym jednostki organizacyjnej . Nie należy przeznaczać na archiwum pomieszczeń znajdujących się w piwnicach, na strychach, komórkach, barakach i innych pomieszczeniach nie gwarantujących właściwego przechowywania akt.

Jeżeli lokal archiwum znajduje się na piętrze należy wziąć pod uwagę , że strop musi wytrzymać obciążenie 1200 kg/m2 przy zastosowaniu regałów tradycyjnych , a 1700 - 1800 kg/m2
w przypadku korzystania z regałów kompaktowych .

W lokalu archiwum znajdującym się na parterze okna muszą być okratowane oraz zaopatrzone w odpowiednie zasłony uniemożliwiające nasłonecznianie dokumentów . Drzwi do archiwum winny być masywne , zaopatrzone w zamki i okratowane .

Codziennie po zakończeniu pracy drzwi do archiwum powinny być zamknięte i oplombowane .

Archiwum zakładowe musi być wyposażone w odpowiednią ilość sprzętu przeciwpożarowego . W pomieszczeniach archiwum można stosować tylko gaśnice proszkowe . Stosowanie innych gaśnic jest niedopuszczalne . Archiwum zakładowe powinno być wyposażone w koce azbestowe i worki ewakuacyjne . Wskazane jest aby lokale archiwum wyposażone były w sygnalizację alarmowo – przeciwpożarową .

W pomieszczeniach archiwum obowiązuje absolutny zakaz palenia tytoniu . Na widocznym miejscu należy umieścić napisy „Palenie wzbronione” lub inne o ostrzegawczej treści .
W pomieszczeniach archiwum powinny znajdować się urządzenia wentylacyjne (zaopatrzone w filtry pochłaniające kurz) doprowadzające powietrze do archiwum lub w specjalna instalacje nawiewno – wywiewną .

W archiwum zakładowym należy utrzymywać jednakową temperaturę i wilgotność względną . Dopuszczalna temperatura w pomieszczeniach magazynowych archiwum powinna być utrzymywana w granicach
16-18^o C , natomiast wilgotność w granicach 50 – 65 % . W tym celu każde oddzielne pomieszczenie magazynowe powinno być wyposażone w higrometr i termometr .

Pomieszczenia magazynowe archiwum zakładowego powinny być wyposażone w metalowe regały magazynowe . Odstępy między regałami powinny zapewniać możliwość swobodnego poruszania się i dostępu do akt i być nie mniejsze niż 70 cm . Regały w archiwum powinny być ponumerowane i opisane .

Ze względu na szczególna role archiwum w strukturze organizacyjnej starostwa jeden komplet kluczy (odpowiednio oznakowanych ) do archiwum zakładowego winien być umieszczony w zaplombowanym pojemniku i zdeponowany w w wyznaczonym miejscu .

Wydanie kluczy może się odbyć tylko za zgodą właściwych przełożonych . Wydanie kluczy odnotowuje się w książce wydawania kluczy .

ZAKRES OBOWIĄZKÓW PERSONELU

współpraca z komórkami jednostki organizacyjnej w zakresie prawidłowego klasyfikowania akt, tworzenia teczek akt i przygotowania akt do przekazania ich do archiwum zakładowego w terminie przewidzianym w instrukcji kancelaryjnej jednostki organizacyjnej,
przejmowanie akt z komórek organizacyjnych na podstawie spisów zdawczo - odbiorczych,
ewidencjonowanie, przechowywanie i zabezpieczanie przyjętych do przechowania akt,
porządkowanie ( w razie potrzeby ) akt niewłaściwie opracowanych, znajdujących się już w archiwum zakładowym,
udostępnianie i wypożyczanie akt na zasadach określonych w odpowiednich przepisach,
wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego i brakowanie dokumentacji niearchiwalnej (kat. "B"), której okres przechowywania już minął,
wydzielanie z zasobu archiwum zakładowego dokumentacji archiwalnej (kat. "A") i przekazywanie jej do właściwego archiwum państwowego,
utrzymywanie stałych kontaktów i współpraca z właściwym archiwum państwowym nadzorującym dane archiwum zakładowe,
stałe podnoszenie kwalifikacji zawodowych,

DOKUMENTACJA ARCHIWUM ZAKŁADOWEGO

Cała dokumentacja przechowywana w archiwum powinna posiadać swoje odbicie w ewidencji .W celu właściwego i zgodnego z przepisami postępowania z dokumentacją Archiwista prowadzący Archiwum Zakładowe korzysta z następujących pomocy ewidencyjnych ;

spisy zdawczo - odbiorcze akt przyjętych do archiwum
wykaz spisów zdawczo – odbiorczych dokumentacji przyjętej do archiwum
spisy zdawczo – odbiorcze dokumentacji kat. A przyjętej do archiwum
kartotekę udostępniania akt
protokoły braku , zagubienia lub zniszczenia akt
spisy dokumentacji wybrakowanej , zezwolenia na brakowanie , protokoły brakowania akt
protokoły przekazania akt do Archiwum Państwowego

W Archiwum Zakładowym powinien znajdować się komplet aktów prawnych, przepisów zewnętrznych i wewnętrznych stanowiących podstawę jego działalności oraz normujących sposób postępowania z dokumentami zarówno wytwórców akt jak i personelu archiwum .

ARCHIWISTA - ZAKRES CZYNNOŚCI

Archiwista ( Kierownik Archiwum Zakładowego) – pod względem merytorycznym podlega bezpośrednio kierownikowi jednostki organizacyjnej . Odpowiada za całokształt działalności Archiwum Zakładowego .

Do podstawowych zadań archiwisty należy :

Znać strukturę organizacyjna jednostki organizacyjnej oraz przepisy regulujące działalność archiwów zakładowych .
Współpraca z komórkami organizacyjnymi i nadzór w zakresie udzielania wiążących wyjaśnień i pouczeń w sprawie klasyfikacji akt i przekazywania ich do archiwum zakładowego,
Inicjowanie na wniosek kierowników komórek organizacyjnych dodawania i rozszerzania haseł klasyfikacyjnych do obowiązującego Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt .
Przejmowanie z poszczególnych komórek organizacyjnych akt oraz sprawdzanie ich zgodności ze spisem zdawczo odbiorczym .
Sprawdzanie prawidłowości zakwalifikowania akt do odpowiedniej kategorii archiwalnej .
Przechowywanie przejętych akt w należytym porządku i właściwe ich zabezpieczenie .
Prowadzenie ewidencji archiwum zakładowego .
Udostępnianie akt i innej dokumentacji przechowywanej w archiwum do celów służbowych i naukowych zgodnie naukowych zgodnie z obowiązującymi przepisami .
Inicjowanie brakowania dokumentacji niearchiwalnej (kat. B), uczestniczenie w Komisji Brakowania Akt .
Przekazywanie brakowanych akt do składnicy surowców wtórnych lub do zniszczenia .
Przekazywanie materiałów archiwalnych do Archiwum Państwowego .
Dbanie o ład i porządek oraz estetyczny wygląd archiwum .
Monitorowanie temperatury i wilgotności powietrza w pomieszczeniach archiwum oraz odnotowywanie wyników pomiarów archiwum oraz odnotowywanie wyników .

Archiwista składa kierownikowi jednostki organizacyjnej roczne sprawozdanie z wykonania czynności służbowych i zadań archiwum zakładowego .

Sprawozdanie winno zawierać ilość dokumentacji w mb :

przejętej do archiwum zakładowego
przekazanej do Archiwum Państwowego
wydzielonej na makulaturę lub do zniszczenia
udostępnionej ( w liczbie jednostek archiwalnych i kart udostępniania )

W razie zmiany konieczności zmiany na stanowisku archiwisty przekazanie archiwum nowemu archiwiście odbywa się protokolarnie .

1. Archiwum zakładowe	3. Zakres obowiązków personelu
2. Lokal archiwum zakładowego	4. Archiwista-zakres czynności
5. Dokumentacja archiwum zakładowego