Program "ARCHIWUM" firmy ARISCO Spółka z o.o.

Rozpoczynając zapoznawanie się z programem ARCHIWUM  firmy ARISCO   zwróciłem uwagę na stosunkowo obszerną instrukcję instalacji oraz posługiwania się programem .  Instrukcja ta swoją objętością zapowiada bogactwo funkcji i szerokie możliwości programu . I rzeczywiście , program ten w zasadzie oferuje wszystkie wymagane i nadprogramowe operacje wykonywane przez archiwistę w archiwum zakładowym jak również przez referenta komórki organizacyjnej przekazującej akta  , a instrukcja szczegółowo i dokładnie wyjaśnia wszystkie operacje jakie należy wykonać aby osiągnąć oczekiwany  efekt . Pozbawiony możliwości praktycznej oceny wszystkich funkcji (brak pełnej bazy danych) ograniczyłem się do sprawdzenia podstawowej czynności jaką jest wprowadzanie danych .  

Wadami programu są ;

•  skomplikowany i niezbyt przyjazny interfejs 

•  pracochłonne i pozbawione ułatwień wprowadzanie danych ( np. tworzenie spisów  zdawczo-odbiorczych),

•  dodanie funkcji praktycznie nie wykorzystywanych w archiwach zakładowych komplikujących poruszanie się w programie ,

• ograniczenie obsługi zasobu archiwum

Zalety programu to ;

• możliwość wykorzystania w wersji lokalnej jak również sieciowej ( wielostanowiskowej )

• rozwinięty, wieloopcyjny moduł wyszukiwania  

• opcja archiwizacji

• niewygórowana cena programu w wersji lokalnej 

Generalnie należy stwierdzić , że program spełnia wymogi jakie moim zdaniem stawia przed nim  praktyka archiwum zakładowego . Archiwista z zacięciem do komputera , poważnie traktujący swoją pracę, rozumiejący rolę archiwum zakładowego w ogólnym systemie obiegu dokumentacji znajdzie w programie przyzwoite narzędzie do sprawnego administrowania zasobem archiwum zakładowego z prostym zasobem . Program ten po wprowadzeniu, kilku istotnych poprawek może stać się  jednym z lepszych programów dla Archiwów Zakładowych .

Obecnie firma proponuje wersję  programu: 1.4.14.44

Program umożliwia m. in.:

• Tworzenie oraz drukowanie spisów zdawczo-odbiorczych,
• Stworzenie pełnej struktury archiwum zakładowego,
• Tworzenie rozbudowanego słownika umożliwiającego pełną konfigurację archiwum,
• Prowadzenie kompletnej ewidencji przechowywanej dokumentacji,
• Możliwość pełnej kontroli nad przekazywanymi materiałami archiwalnymi,
• Łatwe i szybkie przeszukiwanie zgromadzonej dokumentacji,
• Możliwość szukania dokumentacji z różnych poziomów archiwum,
• Możliwość sortowania materiałów archiwalnych wg typów symboli dokumentacji,
• Sporządzanie kart udostępnienia dokumentacji,
• Operacje związane z wydzieleniem, brakowaniem i ekspertyzą dokumentacji archiwalnej, niearchiwalnej, aktowej i technicznej
• Możliwość pracy wielostanowiskowej.

Program "AZAK 2000" firmy ArchiCom  obecnie AZAX s.c

Program firmy AZAX s.c  z Olsztyna, którą jeszcze nie tak dawno mogłem znaleźć w internecie. Rozprowadzany niegdyś ( może i obecnie ) przez Stowarzyszenie Archiwistów Polskich w Warszawie w cenie 2500 zł. Cena horrendalna odstraszała wszystkich potencjalnych klientów . W samej firmie można było ten program kupić  dużo taniej .

Program jednostanowiskowy, prosty z nieskomplikowaną instalacją i przyjaznym interfejsem wykonuje wszystkie czynności związane z administrowaniem zasobem archiwum . 

Wady programu są:

• brak możliwości archiwizacji z poziomu interfejsu

• niepełny podgląd wydruków spisów i raportów

• ograniczenie obsługi zasobu archiwum

• brak wersji sieciowej 

Zalety programu to ;

• prosta  instalacja, przejrzysty i przyjazny interfejs

• ułatwienia przy wprowadzaniu danych

• prosty i skuteczny moduł wyszukiwania

Program wykonany przez archiwistę praktyka lub przy jego efektywnej pomocy  oferuje archiwiście zakładowemu dobre, nieskomplikowane i efektywne narzędzie obsługi zasobu . Osobiście stosuję je w archiwum zakładowym , w którym pracuję  kolejny , trzeci  już rok .

Brak wersji sieciowej powoduje, iż  archiwista  musi każdy spis osobiście wklepać do bazy programu . Jest to utrudnienie, które rekompensuje  poprawne wpisanie spisu do bazy .
Program na tyle dobry, że traktuję go jak długopis , czy nożyczki . Spisuje się bez zarzutu .

WIADOMOŚĆ Z OSTATNIEJ CHWILI !!!!!
Ukazała się nowa wersja programu Baza danych "AZAK" - wersja 6.0 :  http://republika.pl/azax/

Program Komputerowy „Archiwum-cyfrowy system archiwizacji”
firmy  EMIKS z Lublina

W ubiegłym roku firma EMIKS Info – Arch z Lublina zaproponowała mi zakup dla mojej firmy programu do obsługi zasobu Archiwum Zakładowego  „Archiwum – cyfrowy system archiwizacji”  za kwotę 2500 zł. Sposób w jaki to zrobiła można określić jako sprzedawanie za bajońską cenę kota w worku . Ponieważ zawsze dążyłem do tego aby mieć do dyspozycji sprawny, wydajny system ewidencji elektronicznej zasobu archiwum  zainteresowałem się również i tym programem . Poprosiłem o przysłanie wersji demonstracyjnej  lub wersji z ograniczeniami czasowymi  celem praktycznego sprawdzenia działania i ogólnej przydatności programu . Po kilku rozmowach telefonicznych przysłano mi ogólny opis programu , w którym przeważały rysunki interfejsu w różnych fazach działania programu . Na podstawie tego materiału można jedynie powiedzieć  że prawdopodobnie jest  to program, który można wykorzystać w archiwum zakładowym . Firma dokładnie zabezpieczyła swój program przed nielegalnym kopiowaniem nie udostępniając go w żadnej formie ewentualnym kontrahentom przed samą  sprzedażą . Można zadać  pytanie, czy taki program rzeczywiście posiada jeżeli nie udostępnia go w wersji umożliwiającej praktyczne sprawdzenie jego działania . Dodatkową opcją z dopłatą jest przechowywanie dokumentu w postaci zapisu cyfrowego . Praktyka ta w archiwach zakładowych stosowana jest jednak sporadycznie .

 Po wejściu na stronę EMIKS  można dowiedzieć się , że firma oferuje również inne programy.

Obecnie firma oferuje również  w ramach oferty specjalnej    program komputerowy  "RP7 i Świadectwo Pracy"  Cena: 1 000 zł netto (1 stanowisko)

Uwaga !

Ceny produktów mogły ulec zmianie.