powrót

1. Wprowadzenie

Archiwum Zakładowe z racji swojej funkcji w systemie struktury organizacyjnej , a także ze względu na swoją specyficzną rolę w ogólnym systemie obiegu dokumentów oraz tworzeniu zasobu informacji stanowi bardzo ważne ogniwo ogólnego schematu funkcjonowania jednostki organizacyjnej .

Archiwum Zakładowe ( składnica akt ) najczęściej niedoceniane, traktowane marginalnie i przez to najchętniej wciskane przez dyrektorów, kierowników i innych rzekomo wspaniałych "menadżerow" do szop, piwnic, baraków itp. mogło by faktycznie wcale nie istnieć W smrodzie , fekaliach, ciemnościach i brudzie sens istnienia takiej komórki w zakładzie jest żaden . Wyposażane we wszystko to co w kolejnych epokach mody biurowej nosiło szumną nazwę szafy aktowej jest Archiwum Zakładowe najczęściej swego rodzaju "muzeum meblarstwa przemysłowego" , w którym wspaniałe eksponaty zawalone są byle jak wrzuconą makulaturą mającą być dokumentacją firmy. W makulaturze tej co jakiś czas prześwituje napis kat. "A" lub sygnatura wskazująca, że mamy do czynienia z dokumentami o szczególnej wartości użytkowej lub historycznej .

Zrozumienie potrzeby funkcjonowania w instytucji, zakładzie czy innej strukturze administracyjnej lub gospodarczej komórki, która przechowuje w swoim zasobie potężną i bezcenna bazę informacji niezbędnej do prawidłowej działalności może być podstawą właściwego zarządzania firmą, poprzez właściwe i zgodne z przepisami tworzenie dokumentów, ich racjonalny i merytorycznie uzasadniony obieg oraz uporządkowane przechowywanie w celu szybkiego dostępu do tak zachowanej bazy wszelkiego rodzaju przydatnych informacji .

Prawidłowe organizacja i funkcjonowanie Archiwum Zakładowego (składnicy akt ) świadczą o tym , że kierownictwo właściwie rozumie sens prawidłowego i efektywnego zarządzania jednostką organizacyjną .

2. Przyjmowanie akt do Archiwum Zakładowego

Zasób Archiwum Zakładowego w swojej zasadniczej części powstaje z akt przekazanych przez komórki organizacyjne. Archiwum zakładowe powinno gromadzić akta wszystkich komórek organizacyjnych zakładu pracy .Jest to podstawowy wymóg, którego spełnienie gwarantuje skompletowanie całości dokumentacji firmy w najwłaściwszym i specjalnie do tego przeznaczonym miejscu .
Zasady przekazywania akt do archiwum określają instrukcje kancelaryjne, obowiązujące w instytucji lub innego rodzaju zakładzie pracy . Instrukcja Kancelaryjna wraz z Jednolitym Rzeczowym Wykazem akt dla danej jednostki organizacyjnej stanowi podstawę klasyfikacji rzeczowej i archiwalnej wytwarzanej dokumentacji , stanowi także podstawowy dokument określający sposób postępowania z dokumentacją w danym zakładzie pracy lub archiwum . Instrukcje kancelaryjne obowiązujące poprzednio maja zastosowanie do starszej dokumentacji i stanowią klucz do jej rozpoznawania i porządkowania w razie potrzeby .
Obowiązek terminowego, właściwego i zgodnego z przepisami oraz praktyką archiwalną przekazania akt do archiwum zakładowego spoczywa na referentach , którzy akta wytworzyli . Przekazywanie akt zawsze powinno odbywać się wg określonego planu tak aby do archiwum każdorazowo trafiał komplet dokumentów wytworzonych w wydziale w danym roku (kompletny rocznik ) . Przekazywanie akt w ten sposób znacznie usprawni

3. Porządkowanie akt wewnątrz teczek aktowych

Akta do archiwum zakładowego zawsze muszą być przekazywane w stanie uporządkowanym w teczkach, których opis pozwoli na bezbłędne określenie zawartości, a sposób ułożenia wewnątrz na szybkie odszukanie żądanej sprawy .

Przez uporządkowane ułożenie dokumentów w teczce aktowej kat. "A" rozumie się ;

- ułożenie spraw tak , aby były wyraźnie rozdzielone od siebie , a najstarsze znalazły się na wierzchu
( styczeń tuż pod okładką tytułowa, grudzień na spodzie teczki )
- poszczególne dokumenty w obrębie spraw były ułożone chronologicznie obrazując tok ich rozpatrywania i załatwiania
- dołączenie do teczki spisu spraw, który powinien odzwierciedlać kolejność ułożenia dokumentów wewnątrz teczki aktowej

Z teczek aktowych należy usunąć wszystkie elementy metalowe oraz brudnopisy oraz kopie . Wszystkie zapisane strony należy ponumerować ołówkiem nadając im w ten sposób trwały układ odpowiadający spisowi spraw dołączonemu do teczki . Pierwszą i ostatnią stronę powinny stanowić czyste kartki . Na ostatniej czystej kartce lub na wewnętrznej stronie spodniej okładki porządkujący wpisuje ilość stron , które zawiera teczka i składa swój podpis .

Tak uporządkowane akta należy zszyć lub oprawić . Teczka akt kat. "A" nie powinna być grubsza niż 3-4 cm .
Dokumentację kat. "B" w zasadzie wewnętrznie się nie porządkuje przekazując ją do archiwum jedynie po usunięciu elementów metalowych, wyjęciu z segregatorów i przełożeniu do odpowiednio opisanych teczek archiwizacyjnych . Nie powinno to dotyczyć kat. "BE", która może zostać uznana po ekspertyzie dokumentacja archiwalną .

Akta zdać do Archiwum Zakładowego na podstawie spisów zdawczo – odbiorczych spisane kolejno wg haseł kwalifikacyjnych Jednolitego Rzeczowego Wykazu Akt . Kolejny numer spisu nadaje Archiwum Zakładowe . Spisy należy wykonać : dla kategorii "A"– w czterech egzemplarzach , dla kategorii "B" w trzech egzemplarzach . Spisy zdawczo – odbiorcze podpisują : - referent przekazujący akta i kierownik jednostki organizacyjnej . Przyjęcie akt do archiwum archiwista potwierdza swoim podpisem na spisie zdawczo – odbiorczym . Po jednym egzemplarzu spisu zdawczo – odbiorczego akt każdej kategorii otrzymuje referent przekazujący akta do archiwum . Do akt przekazywanych do archiwum zakładowego dołącza się zbędne w pracy bieżącej ewidencje , rejestry i kartoteki

W przypadku nie przygotowania akt wg powyższych zasad archiwista ma
obowiązek nie przyjęcia materiałów do Archiwum Zakładowego .